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  Entwicklungstrends

Online-Offices als Alternative?

"Früher war alles besser" - eine so bekannte wie alte Binsenweisheit. Früher - in der Informationstechnik steht dies meist für die Zeit bis Mitte der 1980er Jahre - regierten mächtige Großrechner und "dumme" Terminals, bis sich einige Hersteller aufmachten, Computer für private Zwecke zu bauen. Die bekanntesten Erstlinge: Der Apple ][ und der IBM 5150. In den folgenden gut 20 Jahren entwickelte sich die Technik mehr und mehr hin zu Client-Server-Architektur: Server wurden mehr oder weniger nur zur Datenhaltung und als Webserver verwendet, und trotz der Kapazitäten günstige Arbeitsstationen boten die Möglichkeit zur autonomen Arbeit, unabhängig von Prozessorzeiten. Doch jetzt macht die Entwicklung wieder einen Schritt hiervon weg, dank "Web 2.0". Die Server übernehmen wieder die Arbeit. Allzeit und überall verfügbare Webservices wie Routenplaner, Webmail-Clients, Blogs, Wikis und nicht zuletzt Online-Offices werben mit Flexibilität und Kostenersparnis.

Google DocsDiese Online-Services sprießen derzeit wie Pilze aus dem Boden. Blickt man allein auf die Online-Offices, findet man bekannte Namen wie Microsoft Office Live, Google Docs (siehe Abbildung links) oder Adobe Buzzword, aber auch Neulinge wie ThinkFree Office oder Zoho - alle wollen mit Textbearbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation dabei sein. Vermutlich, weil keiner zurückbleiben will. Die Konkurrenz sorgt dafür, dass alles immer ein bisschen besser wird als bei der Konkurrenz. Die Versprechen sind dabei die gleichen: Arbeiten von überall, geringere Kosten, gleicher Funktionsumfang und gewohnte Optik wie bei herkömmlichen Officepaketen, ständige Verfügbarkeit, Gruppenarbeit. Und das alles mit einem javafähigen Browser auf einem für das Internet gerade ausreichend dimensionierten Rechner. Werbung lügt zwar oft, aber in diesem Fall treffen die Aussagen der Betreiber durchaus zu. Webspace bieten alle, damit die erstellten Dokumente auch gespeichert werden können. Zudem lassen sie sich aber auch herunterladen, als lokale Kopie. Was so schön klingt, muss doch auch Haken haben, mag man denken. Natürlich.

Stichwort "Kosten". Eine Anmeldung ist bei den meisten Online-Offices kostenlos. Zumindest noch. Denn noch sind auch die Systeme nicht ausgereift genug, um gegen Offline-Offices wirklich zu bestehen. Am weitesten ist mittlerweile Adobe. Konkurrent Microsoft hat schon angekündigt, im Regelbetrieb des Office Live bis zu 33 € zuzüglich Mehrwertsteuer zu berechnen - monatlich. Der Preis inkludiert dann aber auch Speicherplatz für eigene Webseiten, E-Mail-Konten und Arbeitsgruppenfunktionalitäten. Zielgruppe ist allein der Unternehmenskunde. Die Mitbewerber halten sich bei Einschränkungen bedeckt. Sicherheit, dass nicht doch plötzlich Kosten auf den Nutzer zukommen, verspricht keiner.

Stichwort "Verfügbarkeit". Was braucht man, um Daten in einem Online-Office zu bearbeiten? Einen Computer, einen Browser, Internetanbindung - das war's. Das war's? Nicht ganz. Denn der Benutzer ist ja nicht allein im Internet. Mit der steigenden Beliebtheit dieser Services steigt auch die Belastung des Anbieters. Die Internetzugänge müssen ausreichend dimensioniert sein, ebenso die Server, auf denen die Office-Applikationen laufen. Erforderlich sind ebenso Ausfallsysteme und weitere Mechanismen zur Gewährleistung der Verfügbarkeit. Wo ein Benutzer notfalls in ein Internetcafé oder ein Etablissement mit Hotspot gehen kann, wenn sein eigener Internetzugang ausfällt, kann der Serviceanbieter nicht ausweichen. Fällt ein Server mit Kundendaten aus, sind diese ohne ein redundantes System bestenfalls mal nicht erreichbar. Ärgerlich, wenn sich der Benutzer darauf verlässt und seine Präsentation für seinen Kunden nur dort in aktuellster Version gespeichert hat. Fehlt dem Nutzer ein Internetzugang, oder bricht dieser gar für längere Zeit zusammen, ist ein Arbeiten an Online-Dokumenten gänzlich unmöglich.

Stichwort "Datensicherheit und Datenschutz". Als großer Vorteil der Online-Offices wird die Zusammenarbeit am gleichen Dokument zur gleichen Zeit genannt. Praktisch, in der Tat. Aber wer garantiert, dass diese Arbeitsgruppenfunktionalität auch das gewollte Ergebnis liefert? Ein Kriterium für solche Lösungen ist die Kennzeichnung von Änderungen, die nicht ungewollt überschrieben werden dürfen. Arbeiten mehrere Mitarbeiter im eigenen Netzwerk mit einer Dokumentenversion und speichern diese unter gleichem Namen ab, gehen alle Änderungen verloren, die Mitarbeiter vor dem letzten Speichern vorgenommen haben, es sei denn, es gibt hierfür zuverlässige Kontrollmechanismen. Ohnehin lässt sich nur schwer kontrollieren, ob nicht doch unberechtigt Zugriff erlangt wurde. Zudem sind z.B. in den Geschäftbedingungen von Google & Co. verankert, dass Dokumente, die mit den Services erstellt wurden, in bestimmtem Rahmen öffentlich gemacht werden dürfen.

Wer bei der Arbeit höchst beweglich und dabei auf Verfügbarkeit aktueller Daten angewiesen ist, für den stellen ausgereifte Online-Offices für den Brief unterwegs, abseits des eigenen Datenbestandes, sehr wohl einen Fortschritt dar. Jene, die von der Aktualisierung der Daten durch die Arbeitsgruppe abhängig sind, während sie selbst noch unterwegs sind, bekommen eine echte Arbeitserleichterung. Ein vollkommener Ersatz für professionelle Office-Pakete sind Online-Services jedoch nicht, dafür ist der Funktionsumfang nicht ausreichend. Zudem bedeuten sie zusätzliche Arbeitsschritte, wenn die damit erstellten Dokumente nicht verloren gehen dürfen. Diese Maßnahmen, wie etwa tägliche Datensicherung, stete Versionskontrolle, Überprüfung der Freigaben sensibler Daten, Gewährleistung von Ausfalloptionen und ähnliche Instrumente werden im Alltag allerdings mitunter als lästig oder angesichts einer Sorgfaltspflicht des Anbieters als unnötig wahrgenommen, und das könnte sich im Fall der Fälle negativ auswirken. So einfach es auch scheinen mag: Online-Offices haben neben einigen Vorteilen auch erhebliche Nachteile, die es zu beachten gilt, will man den Gefahren aus dem Weg gehen. Zumal in den meisten Fällen auf den Notebooks für den Außeneinsatz meist ohnehin ein Officepaket installiert ist, um wirklich überall arbeiten zu können - auch ohne Internetzugang.
( H. Furchtmann / 01.05.2008 )

 

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